Các tiêu chí chọn email doanh nghiệp được MSO gợi ý

Để hỗ trợ làm việc trong nội bộ và giao tiếp với khách hàng hoặc đối tác một cách chuyên nghiệp nhất, các công ty hiện nay đa phần sử dụng email doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để lựa chọn được một dịch vụ email đáp ứng đầy đủ tiêu chí của doanh nghiệp hãy cùng tham khảo ngay nội dung bên dưới đây.
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp hay còn có tên gọi khác là email công ty, một trong những nền tảng được sử dụng với mục đích là gửi thư đến khách hàng, đối tác hoặc tài khoản để làm việc trong nội bộ doanh nghiệp. Trái ngược với tài khoản email cá nhân, email doanh nghiệp sẽ được hoạt động giống như một tài sản vô hình của tổ chức, có địa chỉ email tên miền riêng, dung lượng lưu trữ lớn và tích hợp cùng lúc nhiều tính năng hữu ích.

Ví dụ: Một email doanh nghiệp có tên miền là kinhdoanh@hvn.vn khi đó @hvn.vn là địa chỉ tên miền gắn liền với thương hiệu còn kinhdoanh có thể là tên, phòng ban hoặc đội nhóm. Khi đó, mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ được cấp một tài khoản email này để làm việc hiệu quả và đồng nhất nhất có thể.
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều các dịch vụ email doanh nghiệp khác nhau. Do đó, để lựa chọn được một cái tên phù hợp nhất không phải là điều dễ dàng. Do đó, trước khi tìm hiểu về mẹo lựa chọn dịch vụ email tốt nhất hãy cùng chúng tôi tham khảo vai trò của công cụ này đối với doanh nghiệp hiện nay.
Email doanh nghiệp được dùng để làm gì?

Vai trò của việc sử dụng email doanh nghiệp tại các công ty, tổ chức hiện nay có thể dễ dàng nhận thấy như sau:
Giao tiếp đồng nhất với nội bộ doanh nghiệp, khách hàng và đối tác.
Sử dụng để làm việc với các công cụ như soạn thảo, bảng tính, thiết kế slide…
Lưu trữ dữ liệu dễ dàng với dung lượng khổng lồ.
Xây dựng hoàn chỉnh bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
Do đó, việc ứng dụng email doanh nghiệp hiện nay sẽ giúp quản lý mọi hoạt động của tổ chức một cách dễ dàng từ nhân sự, kinh doanh, Marketing cho đến tài chính. Tiếp đến, hãy cùng tham khảo ngay 05 mẹo hay nhất để lựa chọn được một dịch vụ email phù hợp cho chính doanh nghiệp của mình.
Mẹo chọn email doanh nghiệp tốt nhất
Để lựa chọn được email doanh nghiệp vừa đáp ứng nhu cầu làm việc thực tế của tổ chức, vừa phù hợp với chi phí tài chính. Dưới đây là những mẹo mà người dùng có thể tham khảo để lựa chọn:
Tích hợp nhiều tính năng

Email doanh nghiệp sở hữu cùng lúc nhiều tính năng sẽ giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Một dịch vụ email tích hợp cùng lúc nhiều tính năng sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp hiện nay:
Quản lý email: Bao gồm việc gửi và nhận thư điện tử một cách chuyên nghiệp, người dùng có thể lên lịch gửi thư tới một hoặc nhiều người dùng lúc, thu hồi email nhanh chóng. Toàn bộ thao tác được sử dụng trên một giao diện đơn giản, đem đến trải nghiệm dễ dàng.
Quản lý danh bạ: Bổ sung thêm danh sách người dùng thường xuyên liên hệ nhất, khi đó người dùng chỉ cần nhập thông tin bất kỳ bao gồm cả ảnh đại diện, email, số điện thoại, địa chỉ, công ty và chức vụ làm việc.
Quản lý công việc: Một vài các dịch vụ email doanh nghiệp hiện nay sẽ bao gồm tính năng quản lý công việc, nơi tổng hợp danh sách các việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng. Từ đó, người dùng có thể sắp xếp một cách khoa học, chia sẻ với đồng nghiệp hoặc khách hàng để làm việc hiệu quả nhất.
Tổ chức cuộc họp: Tổ chức cuộc họp trực tuyến để kết nối cùng lúc nhiều thành viên từ nhiều địa điểm khác nhau để hỗ trợ làm việc nhóm.
Cộng tác nhóm: Ngoài việc hỗ trợ cộng tác nhóm thông qua cuộc họp, người dùng còn có thể chia sẻ tài liệu, đồng tác giả trên cùng một khoảng thời gian thực.
Một dịch vụ email doanh nghiệp tích hợp cùng lúc nhiều tính năng làm việc như vậy sẽ đáp ứng nhu cầu làm việc ở mức tối đa nhất.
Bảo mật an toàn
Yếu tố bảo mật luôn là ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn email doanh nghiệp. Do đó, người dùng cần đặc biệt lưu ý đến vấn đề này, cách để nhận biết dịch vụ email có đảm bảo mức độ bảo mật hay không chính là sự xuất hiện của email spam. Nếu hộp thư của người dùng thường xuyên nhận được những email với nội dung quảng cáo từ nhiều đơn vị hoặc tổ chức không cho phép thì chắc hẳn đã bị spam. Những email này sẽ làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của người dùng do đó không lên lựa chọn các dịch vụ này, tiếp nữa là các email bị Virus, mã độc tấn công.
Sử dụng tên miền riêng
Tất cả các dịch vụ email doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động với địa chỉ tên miền riêng, điều này đồng nghĩa với việc người dùng sẽ có thể đăng ký gắn liền với thương hiệu. Đây chính là sự khác biệt lớn nhất để người dùng dễ dàng phân biệt được giữa email doanh nghiệp với email cá nhân.
Dung lượng lưu trữ lớn

Một email doanh nghiệp có dung lượng lưu trữ lớn sẽ đáp ứng được nhu cầu làm việc của tất cả các thành viên trong cùng một tổ chức. Khi đó, người dùng có thể gửi và nhận với số lượng lớn email kết hợp tệp đính kèm tùy chỉnh. Ngoài ra, dung lượng này cũng sẽ lưu trữ cả thư nháp và email spam.
Kết hợp làm việc cùng đa dạng các ứng dụng
Một mẹo cuối cùng mà chúng tôi muốn gợi ý đến người dùng khi lựa chọn email doanh nghiệp chính là lựa chọn các dịch vụ email có sự kết hợp cùng với nhiều công cụ làm việc khác nhau. Ví dụ như email Outlook, có thể kết hợp làm việc với nhiều ứng dụng có trong bộ giải pháp của Microsoft 365 như Office, Teams, OneDrive, SharePoint…
Với những mẹo được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng có thể dễ dàng lựa chọn được email doanh nghiệp phù hợp. Tiếp đến, hãy cùng xem thêm nội dung bên dưới để tìm ra một dịch vụ email tốt nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo.
Outlook - Email doanh nghiệp top đầu hiện nay

Một trong những dịch vụ email doanh nghiệp đáp ứng được toàn bộ những tiêu chí được chúng tôi gợi ý trên chính là Outlook. Đây chính là một dịch vụ email hàng đầu được Microsoft nghiên cứu và phát triển.
Sử dụng tên miền tùy chỉnh với 50GB dung lượng lưu trữ.
Giao diện quen thuộc, dễ dàng sử dụng ngay cả với người dùng mới.
Hỗ trợ gửi, nhận thư kết hợp với nhiều tính năng như lên lịch gửi thư, thu hồi email.
Tích hợp nhiều tính năng như quản lý danh bạ, quản lý công việc, tổ chức cuộc họp trực tuyến.
Sử dụng tích hợp cùng lúc nhiều công cụ như Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Power Apps, Power Automate…
Trên đây là những chia sẻ của MSO để gợi ý người dùng lựa chọn được giải pháp email doanh nghiệp phù hợp. Nếu người dùng cần hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến địa chỉ.

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: vphn@hvn.vn.