Hướng dẫn áp dụng 3 thủ thuật hạn chế Mail for spam được MSO gợi ý

Rất nhiều người dùng hiện nay gặp phải tình trạng Mail for spam gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. Do đó, chúng tôi đã chuẩn bị những nguyên nhân và thủ thuật để hạn chế tính trạng này thông qua bài viết dưới đây.
Mail for spam là gì?
Mail for spam hay còn được biết đến với tên gọi email rác hay thư rác. Đây chính là một trong những dạng email được gửi đi hàng loạt đến nhiều địa chỉ khác nhau mà không nhận được sự chấp thuận từ phía người nhận. Hiện nay, các email này đa phần sẽ ẩn chứa nội dung với mục đích lừa đảo, tấn công hay quảng bá các sản phẩm hoặc dịch vụ.

Mail for spam hiện nay có 02 loại chính mà người dùng có thể tham khảo như sau:
Thư rác xuất hiện khi hệ thống email phải gửi các email không mong muốn điển hình như quảng cáo đến một nhóm người nhận chủ đích. Tại đây, những email này không được người nhận yêu cầu và không chấp nhận. Các email này sẽ chứa nội dung khá tin cậy nhưng lại được dẫn đến trang web độc hại.
Thư rác được gửi từ một đơn vị uy tín đến địa chỉ của một danh sách khách hàng mục tiêu. Tuy nhiên, các email này vi phạm một vài các quy chuẩn chứa nội dung không cấp phép và bị di chuyển vào hòm thư rác.
Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm của Mail for spam, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tham khảo về nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên và những thủ thuật để hạn chế tốt nhất.
Nguyên nhân dẫn đến Mail for spam

Có rất nhiều lý do dẫn đến tình trạng Mail for spam, do đó người dùng có thể tham khảo ngay những gợi ý của chúng tôi bên dưới đây:
Người nhận không cho phép gửi mail: Khi người dùng tiến hành mua data mail để tìm kiếm khách hàng và không nhận đăng ký email.
Thông tin người nhận không chính xác: Người dùng nói rõ thông tin bạn là ai, tên doanh nghiệp, tên miền và địa chỉ email chính xác.
Không có địa chỉ thực: Bao gồm địa chỉ cụ thể của công ty gửi mail sẽ nằm ở vị trí cuối cùng của email và bắt buộc phải xuất hiện trong email Marketing. Chỉ các doanh nghiệp hợp pháp mới bao gồm địa chỉ thực ở cuối mỗi email.
Sử dụng từ ngữ không cho phép: Bộ lọc của mỗi hòm thư rác sẽ xem xét nội dung để xác định có thuộc vào mục này hay không. Lưu ý, một vài các từ ngữ trong email có thể sẽ rơi vào thư rác như chắc chắn, miễn phí, duy nhất hoặc gấp đôi…
Tiêu đề bị lỗi: Ví dụ như sử dụng chữ in hoa, dấu câu bị lỗi và dùng các từ hoa mỹ sẽ giúp gia tăng tỷ lệ di chuyển vào hòm thư rác.
Kích thước hình ảnh lớn và xuất hiện quá ít chữ: Hình ảnh sử dụng cần phải tuân thủ tỷ lệ 60/40 tức là văn bản 60% và 40% là hình ảnh.
Không có nút Unsubscribe: Vì không có liên kết để từ chối nhận tin.
Địa chỉ email nhận không hoạt động: Khi đó, người nhận không tồn tại hoặc đã bị hủy từ trước đó. Do vậy, người dùng nên thường xuyên dọn dẹp email khách hàng để loại bỏ những người nhận không hoạt động.
Khi nắm rõ được những nguyên nhân trên đây, người dùng sẽ hạn chế được tình trạng Mail for spam khi sử dụng email để gửi thông tin đến người nhận. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về một vài những thủ thuật để giải quyết tình trạng trên.
Hướng dẫn 03 thủ thuật hạn chế Mail for spam
Khi sử dụng email, nhiều người dùng gặp phải tình trạng Mail for spam sẽ làm gián đoạn hiệu quả thực hiện công việc. Chính vì vậy, thông qua nội dung bên dưới chúng tôi sẽ chuẩn bị một vài các thủ thuật để người dùng tham khảo như sau:
Tiêu đề mail và người gửi phù hợp

Thủ thuật này sẽ giúp hạn chế Mail for spam, do đó người dùng cần tuân thủ quy tắc như sau:
Dưới bất kỳ hình thức nào, tuyệt đối không sử dụng thông tin sai lệch. Bởi lẽ, đa phần những kẻ xấu, kẻ giả mạo sẽ sử dụng mánh khóe này để áp dụng.
Tiêu đề của email nên sử dụng các thông tin chính xác, đoạn mô tả về nội dung được cập nhật đầy đủ. Lưu ý, riêng tiêu đề và nội dung phải đảm bảo có sự ăn khớp với nhau.
Khi người dùng xác nhận được tiêu đề mail và người gửi phù hợp sẽ giúp cho việc hạn chế Mail for spam cực kỳ hiệu quả. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một vài thủ thuật được gợi ý tiếp theo.
Hạn chế từ ngữ kích hoạt spam

Như người dùng đã biết, khi email chứa các từ ngữ hạn chế sẽ ngay lập tức bị quét và đưa vào mục Mail for spam. Do đó, thủ thuật tiếp theo mà chúng tôi gợi ý cho người dùng chính là hạn chế các từ ngữ này. Một vài các ví dụ điển hình là người dùng không nên sử dụng như “miễn phí”, “chắc chắn”, “duy nhất”, “tốt nhất”... Khi đó, người dùng phải đặc biệt chú ý đến những từ ngữ xuất hiện trong email.

Xem thêm: outlook mail, 365 outlook
Xác định rõ địa chỉ thực tế của người gửi
Địa chỉ thực tế của người gửi cần được xác định rõ ràng vì đây là nội dung tiêu chuẩn trong tất cả các phần chân hoặc chữ ký email. Nếu không nắm rõ quy tắc này người dùng sẽ không thể tiến hành gửi email thương mại và nhanh chóng rơi vào mục Mail for spam.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi để người dùng hiểu rõ được nguyên nhân và thủ thuận nhằm hạn chế Mail for spam nhất có thể. Nếu người dùng cần hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này vui lòng liên hệ trực tiếp đến địa chỉ.
Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: vphn@hvn.vn.