MSO chia sẻ giải pháp làm việc nhóm online hiệu quả cho doanh nghiệp

Với những bất cập liên quan đến dịch bệnh, khoảng cách địa lý hoặc thiên tai, các doanh nghiệp hiện nay bắt buộc phải xây dựng quy trình làm việc nhóm online hiệu quả. Do đó, hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu về chủ đề này.
Rào cản khi làm việc nhóm online?
Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay khi nhắc đến làm việc nhóm online thì cảm thấy ái ngại vì những bất cập mà phương pháp làm việc này mang lại. Dưới đây là những rào cản thực tế mà người dùng sẽ gặp phải khi học tập hoặc làm việc trên nền tảng trực tuyến.
Không tìm được tiếng nói chung

Chắc hẳn vấn đề đầu tiên mà người dùng gặp phải khi làm việc nhóm online chính là không tìm được tiếng nói hay quan điểm chung cùng đồng nghiệp. Khi vấp phải vấn đề này, nhiều phòng ban hoặc đội nhóm sẽ diễn ra họp triền miên mà không đem lại kết quả gì vì các thành viên không tìm được ý kiến chung. Tình trạng này sẽ khiến cho đội nhóm làm việc không hiệu quả nhất là mất đoàn kết và gây ra hệ quả mất thời gian mà tiến độ thực hiện lại không đạt.
Hạn chế sự kết nối
Nhiều khi gặp gỡ trực tiếp để trao đổi ý kiến mà người đối diện còn có thể hiểu sai ý nữa là khi trò chuyện trực tuyến bằng hình thức nhắn tin hoặc gọi thoại. Do đó, khi làm việc nhóm online sẽ gặp phải vấn đề cực kỳ nghiêm trọng trong nội bộ doanh nghiệp đó là sự kết nối giữa các thành viên. Mỗi cá nhân làm việc ở một địa điểm khác nhau sẽ bị ảnh hưởng bởi môi trường xung quanh, điều này sẽ khiến cho người dùng mất tập trung khi làm việc, dễ bị xao nhãng bởi những yếu tố bên ngoài.
Hạn chế về thiết bị

Một điểm hạn chế tiếp theo mà người dùng cũng dễ gặp phải khi làm việc nhóm online chính là những hạn chế về mặt thiết bị. Điển hình như sếp phải nhận hàng trăm lý do từ nhân viên nào là máy hết pin, nhà mất điện, không có kết nối mạng khi làm việc nhóm. Điều này sẽ khiến cho quá trình làm việc không được diễn ra thuận lợi mà còn gặp phải nhiều vấn đề liên quan đến tính tự giác của từng nhân sự.
Khó trình bày quan điểm riêng
Cuối cùng là một điểm bất cập khi làm việc nhóm online chính là khó trình bày được quan điểm riêng. Điều này đồng nghĩa với việc các cá nhân trong một tổ chức không thể nói lên những ý kiến cá nhân của mình hoặc không có cơ hội trình bày. Điều này sẽ khiến cho khả năng sáng tạo của từng cá nhân trong các bộ phận bị ảnh hưởng và làm giảm hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

Với những nhược điểm của làm việc nhóm online được chúng tôi đề cập trên đây, người dùng đặc biệt là các doanh nghiệp đã phần nào hiểu được những bất cập sẽ gặp phải. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những cách làm việc nhóm online được đánh giá là hiệu quả hiện nay.
05+ cách làm việc nhóm online hiệu quả
Để làm việc nhóm online một cách hiệu quả nhất, người dùng có thể tham khảo ngay 05 mẹo hướng dẫn dưới đây được áp dụng với đại đa số các doanh nghiệp hiện nay.
Gắn kết cùng đồng nghiệp

Không chỉ khi làm việc nhóm online mà ngay cả với không gian làm việc văn phòng thường ngày, yếu tố gắn kết cùng với đồng nghiệp luôn được ưu tiên hàng đầu để làm việc hiệu quả. Một vài các phương án để gắn kết với đồng nghiệp như trò chuyện, trao đổi về công việc trong cùng một dự án, tìm hiểu về sở thích chung để dễ dàng kết nối cùng nhau. Ngoài ra, ngoài giờ làm việc người dùng có thể kết nối cùng với đồng nghiệp bằng cách mời đi ăn, đi chơi hoặc cùng tham gia một môn thể thao kết hợp. Bằng cách này, khoảng cách giữa các đồng nghiệp sẽ được rút ngắn và thay vào đó là mối quan hệ thân thiết để quá trình làm việc nhóm online diễn ra thuận tiện hơn.
Xây dựng thói quen làm việc có trách nhiệm
Bất cứ một nhân sự nào khi bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp, ban lãnh đạo buộc phải xây dựng và thiết lập quy trình làm việc để hình thành thói quen nâng cao trách nhiệm của bản thân. Chỉ như vậy, nhân sự mới nhận thấy vai trò của mình khi làm việc nhóm online và khơi gợi tính tương tác, trao đổi cùng đồng nghiệp, cùng tham gia vào công việc chung của doanh nghiệp. Bởi lẽ, khi nắm được trách nhiệm của bản thân mình nhân sự trong công ty sẽ làm việc với đam mê hướng đến mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
Đồng nghiệp và lãnh đạo tôn trọng lẫn nhau
Một mẹo làm việc nhóm online cực kỳ hiệu quả mà người dùng cũng không nên bỏ qua chình là xây dựng thái độ tôn trọng đối với cả đồng nghiệp và lãnh đạo cấp trên. Điều này được thể hiện qua chính thời gian làm việc trực tuyến, với những người được tôn trọng đa phần sẽ được số đông đồng ý với quan điểm hoặc ý kiến cá nhân còn với các thành viên không được tôn trọng thì ngược lại. Ngoài ra, chính những người đồng nghiệp và các sếp cũng phải tôn trọng nhân sự cấp dưới và những người xung quanh. Do đó, thói quen tôn trọng đồng nghiệp và cấp trên luôn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng làm việc nhóm.
Làm việc có mục tiêu

Một người làm việc không có mục tiêu cũng giống như một chú chim bay mà không biết điểm dừng. Trong môi trường làm việc nhóm online cũng vậy, bất cứ thành viên nào cũng cần phải có mục tiêu cho riêng mình. Đồng thời các doanh nghiệp cần chọn lọc và sắp xếp các thành viên trong nhóm có chung một mục tiêu với nhau để rút ngắn thời gian thực hiện và gia tăng tốc độ nhanh chóng.
Sử dụng phần mềm hỗ trợ
Ngoài những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc nhóm trên đây, người dùng còn có thể sử dụng kết hợp thêm bằng cách dùng các phần mềm hỗ trợ chuyên nghiệp. Các phần mềm này sẽ trực tiếp giúp người dùng làm việc nhóm hiệu quả như chat, tổ chức cuộc họp, gửi email, quản lý tài liệu cá nhân và của cả doanh nghiệp, quản lý danh sách công việc hoặc lịch làm việc cá nhân…
Trên đây là những mẹo làm việc nhóm online hiệu quả mà người dùng có thể tham khảo. Nếu người dùng chưa biết lựa chọn phần mềm hỗ trợ nào phù hợp cho doanh nghiệp hiện nay thì có thể tham khảo thông qua nội dung được chuẩn bị dưới đây.
Microsoft 365 - Phần mềm làm việc nhóm tất cả trong một

Một trong những phần mềm được đánh giá cao nhất để làm gia tăng hiệu quả làm việc nhóm online được nhiều doanh nghiệp lựa chọn chính là Microsoft 365. Người dùng chỉ cần đăng ký duy nhất một phần mềm này là có thể sử dụng trọn bộ giải pháp làm việc chuyên nghiệp bao gồm:
Bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc: Word, Excel, PowerPoint…
Phần mềm tổ chức cuộc họp: Teams với tính năng tổ chức cuộc họp với hơn 300 thành viên tham dự, hơn 10.000 người tham gia khi tổ chức hội thảo trực tuyến.
Phần mềm gửi email: Outlook với địa chỉ tên miền riêng kết hợp cùng 50GB dung lượng lưu trữ. Ngoài ra, phần mềm này còn sở hữu nhiều tính năng đặc biệt như lên lịch gửi thư, thu hồi hotmail, quản lý danh bạ, lịch làm việc.
Phần mềm lưu trữ dữ liệu đám mây: OneDrive với 1TB dung lượng lưu trữ bao gồm cả tài liệu, hình ảnh, video…
Ngoài những phần mềm kể trên, người dùng còn được sử dụng thêm các phần mềm làm việc chuyên nghiệp khác như Planner, To Do, OneNote, SharePoint…
Trên đây là những thông tin được chúng tôi gợi ý để người dùng tìm ra giải pháp làm việc nhóm online hiệu quả nhất. Trong quá trình tham khảo nếu người dùng cần hỗ trợ bất cứ vấn đề nào vui lòng liên hệ trực tiếp đến chúng tôi qua địa chỉ:

Thông tin liên hệ: Mso.vn - Microsoft 365
Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.
Hotline: 024.9999.7777
Email: vphn@hvn.vn